Alla prima conoscenza con la corrispondenza commerciale può avere l'impressione che questo sia un sistema troppo complicato. In realtà, diversi tipi di lettere commerciali corrispondono in modo organico alle esigenze di un individuo in interazione.
Lettera commerciale sulla cooperazione
Il primo ponte tra possibili futuri partner è, di norma, una lettera commerciale sulla cooperazione. I rappresentanti delle due imprese possono già familiarizzare e condurre trattative preliminari, ma il contatto ufficiale sarà la lettera sulla cooperazione.
Punti importanti per questo documento:
- fare appello a una persona specifica;
- un riferimento all'incontro o fonte di informazioni su questa azienda;
- una sintesi della sostanza della questione;
- tabelle, prezzi e altre informazioni aggiuntive è meglio inviare l'applicazione.
Lettera commerciale della riunione
In caso di successo, il prossimo passo sarà una lettera commerciale della riunione. Questo tipo di lettere commerciali può ridurre il numero di fasi intermedie dei negoziati e influire sul successo dell'incontro imminente. La parte interessata dovrebbe riflettere sui dettagli nei minimi dettagli:
- regolamenti;
- ordine del giorno;
- articolare questioni per la discussione;
- delinea la gamma di problemi secondari che possono sorgere nel processo;
- preparare le applicazioni informative, che è consigliabile che l'altra parte legga prima della riunione.
Una lettera d'affari così prudente aiuterà a evitare malintesi, discrepanze, altri momenti spiacevoli che potrebbero influire sul risultato dei negoziati. Sulla base dei risultati dei negoziati, viene scritta un'altra lettera commerciale sull'incontro, ma già sotto forma di relazione sui risultati raggiunti. Ha lo stesso scopo: assicurarsi che i partner interpretino correttamente gli accordi raggiunti. La seconda parte è invitata a confermare i verbali della riunione o ad apportare modifiche, di norma, per un giorno.
Altri tipi di corrispondenza commerciale
Con relazioni già consolidate, più spesso, questi tipi di lettere commerciali, come una richiesta di lettera commerciale e, di conseguenza, una lettera di risposta. Con eventuali modifiche alle disposizioni o quando sono necessarie informazioni aggiuntive, una ditta invia un'altra lettera di richiesta.
Per mantenere i rapporti commerciali esistenti o per stabilirne di nuovi, vengono forniti tali tipi di lettere commerciali come lettere di affari, inviti e lettere commerciali. L'azienda può organizzare una conferenza, un'esposizione, un seminario e così via - e invitare partner reali e potenziali, nella persona del management o nell'intero team. Sarà più economico spedire una lettera di vendita, ma il ritorno è molto più basso.
L'etichetta commerciale implica una lettera di ringraziamento in risposta all'adempimento della richiesta da parte della controparte o di altra cooperazione.
Alcuni tipi di corrispondenza commerciale possono essere più difficili da scrivere. Questi sono:
- lettera commerciale di rifiuto;
- lettera commerciale con scuse;
- lettera commerciale;
- lettera commerciale richiesta
In questi documenti, è particolarmente importante mantenere un tono benevolo e rispettoso. Per quanto riguarda la lettera di richiesta, quindi, secondo le regole dell'etica aziendale, la formulazione di supplica viene utilizzata anche in quei casi in cui nella vita ci sarebbe una richiesta.
Cosa cercare nella corrispondenza commerciale:
- un momento importante per qualsiasi lettera commerciale è un appello a una persona specifica, con la corretta ortografia del nome completo, della posizione, del nome della società;
- indipendentemente dal fatto che si scriva una lettera commerciale elettronica o una lettera commerciale, dovrebbe essere sulla carta intestata dell'azienda con tutti i requisiti;
- etica, correttezza e rispetto - l'unico tono accettabile per le lettere d'affari.
- la lettera dovrebbe essere sostenuta in uno stile asciutto e professionale - è meglio evitare conversazioni emotive dal linguaggio ordinario.
Una lettera commerciale, scritta con queste sfumature in mente, farà una migliore impressione del tuo mittente. E nel mondo degli affari, questo aiuterà ad aprire le porte giuste.