Tutti commettiamo errori e talvolta siamo costretti a chiedere perdono agli altri per la relazione viziata. Quindi la lettera-scuse è uno dei tipi complessi di lettere. Dopotutto, in questa lettera, l'autore tocca spesso il suo rimorso (e talvolta non c'è il desiderio di scusarsi, e nella corrispondenza commerciale succede che anche tu devi scusarti non necessariamente per i tuoi stessi errori).
Chiedere perdono è necessario. Dopotutto, la capacità di ammettere il proprio torto, i propri errori e la propria disponibilità a correggerli nello stesso tempo è un elemento importante dell'immagine di ciascuna organizzazione. Le scuse scritte portano l'obiettivo principale come scuse, mentre contemporaneamente preservano il volto dell'azienda e ripristinano le relazioni corrotte. Inoltre, è importante ridurre il possibile incidente di conflitto, riducendo al minimo le conseguenze negative dell'errore. Le lettere di scuse devono essere inviate nei seguenti casi:
- Comportamento errato da parte dell'utente nei confronti di dipendenti di un'altra organizzazione (indipendentemente dalla causa principale di comportamenti disumani).
- Nel caso in cui non hai adempiuto ai tuoi obblighi contrattuali (anche indipendentemente dal motivo).
- Comportamento scorretto dei tuoi dipendenti, che è diventato una sorta di dominio pubblico.
- In caso di forza maggiore.
Come scrivere una lettera di scuse?
Le scuse scritte hanno una struttura che non presenta alcuna differenza speciale rispetto alla struttura di una normale lettera commerciale, ma l'argomento sarà l'opzione migliore se si rende neutrale l'argomento della lettera, senza concentrarsi sul fatto che questa lettera è una scusa. Lascia che la lettera sia firmata dal top manager dell'azienda. È necessario creare l'impressione che il manager sia consapevole dell'importanza del problema creato erroneamente e, con grande rammarico per quanto accaduto, è pronto a chiedere perdono alla parte lesa. Il testo delle scuse influisce sul ripristino della reputazione professionale della tua azienda o del tuo funzionario.
A seconda della forma, il testo è suddiviso in: parte introduttiva, parte principale e conclusione. Le scuse sono presentate solo una volta nella parte introduttiva della lettera. Il secondo paragrafo è la parte principale. È necessario spiegare la ragione di quello che è successo. Evita le frasi "piccolo problema", un piccolo ritardo, "ecc. Il terzo paragrafo è un'espressione di dolore, rimpianto. La conclusione dovrebbe esprimere la speranza che un caso del genere accada di nuovo.
Non dimenticare che se fai tutto bene, allora, invece di un dipendente insoddisfatto di un'altra azienda o cliente, prendi qualche permanente.