Se si ha a che fare con un fax per la prima volta, è necessario affrontarlo il più rapidamente possibile per avviare un lavoro a pieno titolo a vantaggio dell'azienda. Nell'articolo descriveremo il principio del funzionamento del fax, come usarlo correttamente e quali sono i principali problemi del fax nelle giornate lavorative quotidiane.
Perché ho bisogno di un fax?
Per dirla semplicemente, un fax è un dispositivo tecnico con il quale è possibile ricevere e ricevere documenti a qualsiasi distanza. Allo stesso tempo, durante il suo funzionamento, il documento viene scansionato, i dati vengono convertiti in segnali elettrici, crittografati e inviati tramite i canali di comunicazione telefonica. Al momento della ricezione, il fax funziona come modem e stampante: decodifica il segnale ricevuto e stampa il documento su carta.
Come posso ricevere un fax?
Per capire come utilizzare il fax, è necessario comprendere gradualmente la ricezione e la trasmissione dei documenti. Iniziamo con la reception. Diciamo solo che è facile farlo. È possibile ricevere fax sia in modalità manuale che automatica.
Modalità manuale: si alza il telefono, si sente la frase "Accettare il fax", rispondere "Accetto" e premere il tasto verde. Resta solo da attendere il rilascio completo del documento. Non dimenticare di controllare immediatamente la qualità di stampa, la leggibilità del testo, quindi confermare il fatto di ricezione e solo dopo riagganciare.
In modalità automatica, si regola il numero di squilli, dopodiché la macchina inizierà a ricevere i messaggi. Questa modalità è utile per fax appositamente assegnati o per fax-telefoni in assenza del dipendente responsabile della ricezione.
Come inviare un documento via fax?
Per inviare correttamente un fax, è necessario conoscere il numero di telefono dell'abbonato. Prima di iniziare a chiamarlo, devi prepararti in anticipo: inserisci il documento nel ricevitore con il testo, assicurati che sia piatto, senza distorsioni e componi il numero. Successivamente, chiedi se la persona è pronta a ricevere un fax da te e quando ricevi una risposta positiva, fai clic sul pulsante "Fax / Start".
Dopo - chiedi all'interlocutore, se è arrivato il fax, quanto è leggibile, uguale. Ora puoi disconnetterti. In un certo numero di
Se il fax non accetta i documenti
Tipici problemi di fax sono la carta inceppata, la carta ha esaurito la carta, non c'è l'acquisizione di documenti, un fax vuoto o nero. Se non sei sicuro della tua conoscenza delle sottigliezze della correzione di questi problemi, contatta le persone più competenti per ottenere aiuto. Col tempo imparerai tutto da solo e lavorare con questo dispositivo sarà un vero piacere.